دستورالعمل اجرايي بازبيني و بايگاني مجددپرونده هاي مشتركين
( طرح پيمايش خانه به خانه )
-قبل از هرگونه اقدام همكاران واجد شرايط براي انجام اين امر مهم
را شناسايي و پس از انتخاب آنان در يك جلسه اهداف مورد نظر طرح پيمايش
را تشريح و همه را در مورد نحوه انجام كار توجيه نماييد.(ترجيحا
همكاران شاغل در واحد خدمات مشتركين انتخاب شوند)
2- براي استفاده حد اكثر از زمان بازبيني پرونده ها را با
برنامه ريزي و تقسيم وظايف بين همكاران شروع و به اتمام رسانيد.
3-چون بايگاني پرونده بعد از اين بر اساس شماره پرونده مشترك
خواهد بود لذا تطبيق فرمهاي پيمايش الف , ب و ج بازبيني پرونده هارا
از اولين شماره اشتراك شروع و عدد آنرا روي جلد پرونده با ماژيك با خط
درشت درج نماييد .
4- اطلاعات مورد نظر را طبق جدول ضميمه 12-2 (فرم د) استخراج و
پرونده هاي باز بيني شده را به ترتيب شماره اشتراك در زونكنهاي حاوي
پنجاه پرونده قرار دهيد .
5- هنگام بايگاني مجدد نسبت به تعويض و مرتب كردن پرونده هايي
كه داراي گيره نبوده و يا پوشه آنها مناسب نمي باشد اقدام و اطلاعات
لازم را روي جلد پرونده ثبت نماييد.
6-مدارك لازمه اي كه پرونده فاقد آن است در جدول خلاصه اطلاعات
پرونده (فرم د ) منعكس نماييد ودر اولين فرصت (ترجيحا هم زمان با
بررسي پرونده ها ) با ارسال فرم اخطاري كه قبلا ارسال گرديد, مدارك
لازم را از مشترك درخواست و پرونده را تكميل و سپس بايگاني نماييد.
7- در يك بررسي هم زمان نام مشترك , قطر انشعاب , كاربري ملك را
با ليست رايانه و پرونده تطبيق داده و مغايرتهاي احتمالي را در صورت
امكان بلا فاصله اصلاح نموده و در غير اين صورت مغايرتهارا با مشخصات
كامل (فرم د) ليست گيري كنيد تا در فرصت مناسب بررسي و اقدام بعدي
صورت گيرد.
8- تمامي پرونده هاي مشتركين را با ليست رايانه علامت گذاري
نموده و مشتركين فاقد پرونده را مشخص نمائيد.
9- پس از رفع نواقص و تكميل پرونده اطلاعات مورد نياز سيستم ثبت
و نگهداري پرونده مشتركين در رايانه (سيستم جديد) كه از هرپرونده
استخراج گرديده اند و مي بايست وارد رايانه شوند از جمله :
نام و فاميل مشترك , آدرس , قطر انشعاب , وضعيت كنتور , كاربري
, كد نوع فاضلاب , تاريخ نصب انشعاب آب و نصب انشعاب فاضلاب , كد پستي
, شماره پلاك , عرصه و اعيان , تعداد واحد طبقات را بموقع و همزمان با
بررسي پرونده ها وارد رايانه نماييد و اجازه ندهيد اين كار تا پايان
بررسي كليه پرونده ها به تاخير بيافتد .
10- آخرين مرحله قبل ازبايگاني پرونده ممهور كردن كليه مدارك
موجود مورد نياز در پرونده و شماره گذاري آنها خواهد بود .
11- فرم ه را كه حاوي چهارده مورد اطلاعات مي باشد بطور مرتب و
همزمان با بررسي پرونده ها در دو نسخه تكميل و يك نسخه از آن را در
پايان هر ماه به معاونت درآمد وامور مشتركين ارسال نمائيد.
12- مسئول خدمات مشتركين بايستي در پايان هر روز كار فرم خلاصه
وضعيت پرونده ها ( فرم و ) را تكميل و ضمن انتقال اطلاعات لازمه به
فرم ( ه ) در پرونده مخصوص نگهداري نمايد. |
